FormOK™
処理状態とは？
処理状態は、フォームに届いた1件1件のお問い合わせ（ケース）に「今どの段階か」のラベルを付けられる機能です。
新しいケースは「新規」の状態で届きます。担当者はケース詳細画面のプルダウンを切り替えるだけで、状態を更新できます。更新した状態は受信箱の一覧にも表示されるので、どのケースが手つかずで、どのケースが完了間近かがチーム全員に一目で伝わります。
そしてこの機能の最大の特長は、状態の名前と数を自由に決められることです。標準では「新規・オープン・保留中・待機中・解決済み・終了」の6項目ですが、これはあくまで初期設定にすぎません。あなたの仕事の流れに合わせた項目に作り替えることで、フォームが本格的な案件管理ツールに変わります。
お客様には見えません
処理状態は管理画面の中だけで使われる社内向けのラベルです。お客様の画面（マイページ）には表示されないので、「与信確認中」「クレーム警戒」のような社内でしか使わない言葉も安心して設定できます。
標準のままではもったいない
「オープン」「待機中」という標準の言葉は、どんな業務にも当てはまるように作られた汎用的な名前です。汎用的ということは、裏を返せばあなたの業務の実態とはズレているということでもあります。
たとえば採用の応募受付で「待機中」という状態を見ても、書類選考の結果待ちなのか、面接の日程調整中なのかは分かりません。結局ケースを開いて履歴を読み直すことになり、状態ラベルの意味がなくなってしまいます。
状態の名前を業務の言葉に置き換えると、同じ画面がこう変わります。
標準のまま（採用受付の例）
- 山田さん - オープン
- 佐藤さん - 待機中
- 鈴木さん - 待機中
- 田中さん - 保留中
→ 誰が何を待っているのか、開かないと分からない
カスタマイズ後
- 山田さん - 書類選考中
- 佐藤さん - 一次面接調整中
- 鈴木さん - 内定通知済み
- 田中さん - 辞退
→ 一覧を見ただけで全員の進み具合が分かる
設定にかかる時間は1分ほどです。次の章で手順を説明します。
設定方法（3ステップ）
フォーム設定を開く
ダッシュボードから対象のフォームを選び、「フォーム設定」を開きます。ページ内の「サポート機能設定」という見出しまでスクロールしてください。
「ステータス項目」を書き換える
「ステータス項目」の入力欄に、使いたい状態の名前を1行に1つずつ入力します。ここに書いた内容と順番が、そのままケース詳細画面のプルダウンになります。
新規 書類選考中 一次面接調整中 内定通知済み 採用 不採用 辞退
入力のルールはこれだけです。項目数の上限はありません。
保存する
「保存」ボタンを押せば完了です。次にケース詳細画面を開いたときから、新しいプルダウンが使えます。
1行目には「新規」を残してください
届いたばかりのケースには自動で「新規」という状態が付きます。項目の中に「新規」がないと、新着ケースの状態がプルダウンの選択肢と食い違ってしまいます。1行目は「新規」のままにして、2行目以降を自由に作るのがおすすめです。
標準に戻したいときは
入力欄を空にして保存すると、標準の6項目（新規・オープン・保留中・待機中・解決済み・終了）に戻ります。
業種別テンプレート集
よくある業務に合わせたテンプレートを用意しました。「コピー」ボタンを押して、フォーム設定の「ステータス項目」欄にそのまま貼り付けるだけで使えます。もちろん、貼り付けたあとに自社の言葉へ手直ししてもかまいません。
採用・応募受付
求人応募フォームの定番です。選考の各段階と結果を分けておくと、応募者ごとの進み具合が一覧で分かります。
新規 書類選考中 一次面接調整中 二次面接調整中 内定通知済み 採用 不採用 辞退
面接が1回だけの会社は「二次面接調整中」の行を削ってください。逆に最終面接まである場合は行を足すだけです。
修理・メンテナンス受付
修理依頼のように「モノが動く」業務では、いま製品がどこにあるかを状態にすると、お客様からの問い合わせに即答できます。
新規 受付済み 診断中 部品手配中 修理作業中 返送済み 完了
「お客様の修理はいま部品手配中です」と、状態の名前をそのまま説明に使えるのがポイントです。
見積もり・商談管理
見積依頼フォームを営業案件の管理台帳として使うテンプレートです。受注と失注を分けて記録しておくと、あとから成約率を振り返れます。
新規 ヒアリング中 見積作成中 見積送付済み 検討待ち 受注 失注
「失注」で終わったケースも削除せず残しておくと、断られた理由の分析材料になります。
イベント・セミナー申込
入金の確認が必要な申込受付に向いたテンプレートです。「入金待ち」のケースだけを目で追えるようになり、入金漏れを防げます。
新規 入金待ち 入金確認済み 受付完了 キャンセル
無料イベントなら「入金待ち」「入金確認済み」を「参加確定」1つにまとめられます。
不動産・内見予約
問い合わせから契約まで期間が長い業務では、状態を細かく刻むほど追客漏れが減ります。
新規 初回連絡済み 内見日調整中 内見済み 申込受付 契約 見送り
「内見済み」で止まっているケースは追客のチャンスです。一覧で定期的に見直しましょう。
申請・審査受付（自治体・団体）
補助金申請や会員登録など、審査をともなう受付に向いたテンプレートです。「追加書類待ち」を独立させるのがコツです。
新規 受理 審査中 追加書類待ち 承認 差し戻し
「追加書類待ち」は相手の対応待ちであることが一目で分かるため、催促のタイミング管理に役立ちます。
ご意見・クレーム対応
対応の丁寧さが問われる窓口では、「回答して終わり」ではなく経過観察の段階を挟むと、対応品質が安定します。
新規 事実確認中 対応検討中 回答済み 経過観察 終了
処理状態はお客様に見えないので、「経過観察」のような社内向けの表現も気兼ねなく使えます。
担当者の割り振り管理
発想を変えて、状態欄を「誰が担当しているか」の管理に使う方法です。少人数のチームで「このケース誰が見てる？」をなくせます。
新規 佐藤 対応中 鈴木 対応中 高橋 対応中 対応完了
名前は実際のメンバー名に書き換えてください。担当者名もお客様には見えません。
組み合わせも自由です
テンプレートはあくまで出発点です。「診断中」と「見積送付済み」を組み合わせるなど、複数のテンプレートからいいとこ取りをして、あなたの業務にぴったりの1本を作ってください。
上手に使う5つのコツ
1行目は「新規」のまま
新着ケースには自動で「新規」が付きます。1行目に「新規」を残しておけば、届いた瞬間から状態管理が正しく回ります。
仕事の流れの順に並べる
プルダウンには入力した順番どおりに表示されます。上から下へ、業務が進む順に並べると迷わず選べます。
項目は5〜8個が目安
細かすぎると選ぶこと自体が負担になり、更新されなくなります。「この状態のとき次に何をするか」が違うなら分ける、同じならまとめる、が判断基準です。
言葉の形をそろえる
進行中は「〜中」、済んだことは「〜済み」のように語尾をそろえると、一覧を流し見しただけで状況をつかめます。
「終わり」の状態をはっきり作る
「完了」「終了」「失注」など、これ以上何もしなくてよい状態を必ず用意します。終わりが曖昧だと、対応済みのケースを何度も見返すムダが生まれます。
「処理済」チェックとの使い分け
FormOKには処理状態とは別に、ケースごとの「処理済」チェックボックスがあります。似ているようで役割が違うので、整理しておきましょう。
| 処理状態 | 「処理済」チェック | |
|---|---|---|
| 役割 | いまどの段階かを表すラベル | 対応が終わったかどうかのフラグ |
| 選べる値 | 自由に設定した項目から選択 | オン / オフの2択 |
| 連動する機能 | - | 未処理件数のバッジ表示、自動ケースクローズ |
おすすめの使い方はシンプルです。日々の進み具合は処理状態で管理し、完全に手が離れたら「処理済」チェックを入れる。この2段構えにすると、未処理バッジの件数が「本当に対応が必要な数」と一致し、見落としがなくなります。
自動ケースクローズとの関係
フォーム設定の「自動ケースクローズ」は、返信後にお客様から一定日数反応がないケースへ自動で「処理済」チェックを入れる機能です。処理状態のラベルは自動では変わらないので、最後に選んだ状態がそのまま記録として残ります。
よくある質問
見えません。処理状態は管理画面の中だけで使われる社内向けの情報です。お客様のマイページや通知メールには表示されないので、社内用語や担当者名を含めても問題ありません。
すでに受信しているケースの状態はそのまま保持されます。選択肢から外した名前が付いているケースも、値が消えることはありません。そのケースの状態を次に変更するときから、新しい選択肢が使われます。
フォーム設定の「ステータス項目」欄を空にして保存してください。標準の6項目（新規・オープン・保留中・待機中・解決済み・終了）に戻ります。
上限はありません。ただし多すぎると選ぶのに迷い、更新されなくなりがちです。実用上は5〜8個に収めるのがおすすめです。
はい、フォーム単位で設定します。採用フォームには選考の状態、修理受付フォームには修理の状態、というように、フォームごとに業務に合った項目を持たせられます。
処理状態のカスタマイズはすべてのプランで利用できます。無料プランのままでも、この記事の内容はすべて実践できます。
あなたの業務の言葉で、対応状況を見える化
設定は1分で終わります。まずは今お使いのフォームで試してみてください。
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