フォーム回答はエクセルダウンロードでデータ保存・活用

エクセルファイルでダウンロード

フォームに入力された回答の集計結果は、エクセルダウンロード。

フォームに入力してもらった集計結果、この処理が一苦労です。
FormOK では、寄せられたメッセージ回答を、まとめてダウンロードができます。

ケースIDで管理

ダウンロードされたエクセルデータは、ケースIDで管理できます。
別に添付ファイルのデータも一括ダウンロードができ、そのデータもケースIDで管理が可能です。

通常のエクセルファイルとして加工ができますので、データを抜き出したり、表にしたり、グラフにしたり、利用方法は無限大と言っても良いでしょう。

そのためには、回答データの活用を想定して、フォームの質問項目も適切に設定します。
質問項目ごとにエクセルのセルに入りますので、一つの質問には１つの回答がベストです。
その後の組み替えや集計にも、とても便利。たとえば、シフト組みや希望調査、優先順位付けなど、活用の幅も広がります。

回答データのダウンロード方法

集計結果をエクセルでダウンロードします。

1. 画面上部のタブ【メッセージ】でメッセージ画面に移動。

2. タイトル横のエクセルアイコンをクリック、ダウンロードが完了します（ダウンロード完了後、通知あり）

3. 添付された画像その他のファイルは、別にダウンロードしてください。

なお、ダウンロードしたエクセルには、添付ファイルのファイル名のみが反映され、添付ファイルそのものはダウンロードされませんので、ご注意を！
別途、ファイル一括ダウンロードを行ってください。

マイページのやり取りについて

現在のフォームOKの仕様上、マイページ内でのエンドユーザ様とのやり取りについて、エクセル一括ダウンロードには含まれておりません。

PDF等で個別に保管いただくよう、お願い申し上げます。

エクセルダウンロード時のデータ値のずれ

たとえば、ラジオボタンの回答として複数の選択肢があり、一つも選択されない場合、エクセルダウンロードの際にデータにずれが生じます。
この現象は、ダウンロード以前に、htmlの世界標準ルール（IETF)によるものであり、選択が一つもなされ場合には、回答データに項目が表示されません。
現在のフォームOKシステムでも、この現象は確認されており、改善予定です。

現状の対応策としては、下記をご提案いたします。

１）回答必須項目に指定する
２）「該当なし」等のデフォルト項目（初期値）を準備する

「該当なし」等のデフォルト項目を準備する方法

ラジオボタン設定＞初期値

選択肢を一つ増やし、「該当なし」等の項目を追加してください。
次に、初期値に「選択なし」等、追加した項目をそのまま記載し、保存してください。

回答必須の項目とせずに、ダウンロード時の項目のずれを防ぐことができます。

　エクセルダウンロードしない管理方法

情報セキュリティを高めるには、ダウンロードせず、常にログインしてデータを確認いただく方がベターです。
フォームOKシステム内でデータが管理されることになるので、管理者や編集者の端末にデータが落ちることを避けることができます。

手軽に扱うことができるダウンロードファイルは、個人情報流出に繋がるので、サイバーセキュリティ的には非常に危険であることも事実です。ニュースで目にする情報流出のケースの多くは、このようなダウンロードファイルを移転させることで起こっています。

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