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確認メール不着

メール不着となるエンドユーザ様への対応

2021-08-16
フォーム回答時に確認として送るeメールですが、いわゆるキャリアメールなどでは不着になることがあります。この場合、管理者にはエンドユーザのアドレスが把握できますが、エンドユーザには確認メールが届かない状態が生じます。

確認メールは@formok.comドメインから

フォーム回答を受信した場合、エンドユーザ(回答者)様には、@formok.comドメインから、個別に、自動で確認メールが送られます。

キャリアメールも登録OK、しかし非推奨

まず、エンドユーザの方々が非常によくお使いの、docomo, au 等のキャリアメールのアドレスも、フォーム回答にお使いいただけます。「入力不可」では決してありません。
フォーム回答上にキャリアメールのアドレスを入力することは自由であり、禁止されていません。

ですが、フォームOKでは、メール送信が不安定であるキャリアメールの利用は非推奨です。
特に、フォーム回答で収集したメールアドレスのリストに対して、メールマガジンの一斉送信をお考えの場合には、不着または不明が多いキャリアメールは非推奨である旨を明記した方がよいでしょう。

*なお、フォーム管理者の登録アドレスはシステム上やや特殊な扱いです。そのため、管理者のみはキャリアメールでも問題なく受信できる可能性があります。(ですので、テストなさる場合には、管理者登録のないキャリアメールを利用なさることをおすすめいたします。)

フォーム回答の確認メールが不着の可能性

エンドユーザ様がフォームに回答し、送信が完了したとします。
その時点で、管理者様はフォーム回答の内容を、管理画面>「メッセージ」または「サポート」で確認ができます。

エンドユーザ(回答者)様がキャリアメールをフォーム中のメールアドレスに登録なさった場合、自動の控えメールが届かないことがあります。
したがって、管理者だけがメールアドレスを知っていれば良い場合には、そのまま放置することも考えられます。

管理者とエンドユーザの誤解を防ぐ

もしエンドユーザ様へフォーム回答受領について確実にお伝えしたい場合には、フォーム中に、ガイドとしてキャリアメールを避けていただく旨を明確に掲げるとよいでしょう。

もしくは、他のメッセンジャーアプリ(LINE等)のIDをお願いするなどの方法も考えられます。
自動送信の受領メールは、セキュリティ上の理由から、現在のところ formok.comドメインのみとなっています。ですので、管理者様による手動での返信・連絡が必要になります。

お客様マイページで情報共有

お客様マイページには、エンドユーザ様の回答が表示されます。
したがって、お客様マイページURLとケースIDをエンドユーザ様に何らかの方法でお伝えいただければ、管理者様と情報を共有できます。

お客様マイページサンプル

このように、送信した写真等も確認できます。

お客様マイページサンプル

回答事項が確認できます。

管理画面「配信リスト」で個々のアドレスのステータス確認


確認メールの他、フォームOKでは、収集したメールアドレスを対象にしてメルマガの配信が可能です。メルマガの不着の問題は、ここでも生じる可能性があります。

「配信可能」: メルマガ配信ができます
「配信エラー」: 配信時に一時的に何らかのエラーが生じ配信できない状態です
「配信拒絶」: ユーザから迷惑メールと申告されています。状態は変更できません
「配信解除」: ユーザの希望により再登録できます。状態を「配信可能」へ変更できます

管理画面「サポートデスク」でメール到達と記録されるのに届かない事例

Q. フォームOK上は、メールが到達している「OK」となっています。
何をもって、到達していると判断されているのでしょうか?
正確にエンドユーザに届いているか、いないかを確認する方法はありますか?

A. フォームOKがメール到達「OK」とするのは、相手方のメールサーバが正常に受け取ったとサーバから返事があったということです。
ですので、その先、実際に相手方サーバからエンドユーザ端末にメールが届いているかどうかは、残念ながらフォームOKでは確認ができません。フォームOKで管理できる範囲を超えています。

たとえば、相手方メールサーバは、メールを受信したと信号を返してきたとしても、エンドユーザまで届けられない事例は多数発生しています。
その際には、エンドユーザからキャリアへ問い合わせていただくようにお願いいたします。

Google Japan 公式アナウンスによると、キャリアメールは送達障害が多発しているので、セキュリティ配信から除外しているようです。

確実にメルマガ受信したい場合には、キャリアメールの使用は非推奨であることを、エンドユーザへアナウンスをすると良いでしょう。

バウンス(不達メール)が多いアカウントはご注意を

バウンス(不達メール)が多いアカウントは、利用を停止させていただく場合もあります。
無料・有料にかかわらず、健全な運営のために、バウンスの多い管理者様は調査の対象とさせていただくことがございます。

キャリアメールその他、不着になりやすいメールアドレスを避けるように、エンドユーザ様に注意喚起をお願いいたします。


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