フォーム添付データの一括ダウンロード

受信したフォーム回答のアップロードされたファイルを、クリック一つでダウンロードできます。
フォルダ名はフォームID、その中にケースIDごとにフォルダに分けられた状態でダウンロードされていますので、整理も簡単です。

ダウンロード方法

フォーム設定＞メッセージ＞添付ファイル一括ダウンロード

1. フォーム設定からメッセージに移動

2. 添付ファイル一括ダウンロードボタンをクリック

3. Zipファイルを解凍してOK

4. アカウント上のZipファイルを削除

Zipファイルのダウンロード完了までは一定の時間を要します。
通信等の状態にもよりますが、数分〜数時間内には完了し、ダウンロード完了の通知が送られます。

ダウンロード後のデータは速やかに削除を

ダウンロードした後にも、Zipファイルのデータはサーバ上に残ったままになり、ご利用プランに応じたデータ容量を圧迫します。

そのため、ダウンロードが完了した後には、速やかに一括ダウンロードデータを削除することをお勧めいたします。

■圧縮の手順

１）「添付ファイル一括ダウンロード」ボタンをクリックすると、データの圧縮がスタート
２）Zipファイルでダウンロードデータが作成された後に、Zipファイルアイコンをクリックしてダウンロード
３）ダウンロード完了後は、ゴミ箱アイコンをクリックして削除

■圧縮済みデータの削除

画像一括ダウンロードの操作の際、
「添付ファイル一括 XXX.X MB (2020-XX-XX XX:XX) 」という表示の隣にゴミ箱マークがあります。

こちらのゴミ箱マークをクリックすると、データを消すことができます。
データが消去されると、「添付ファイル一括 XXX.X MB (2020-XX-XX XX:XX) 」という表示もなくなります。

ダウンロードデータ（Zipファイル）の内容

前後の昇順/降順になるようディレクトリ名に送信日時を付加し「YYYYMMDDhhmmss_xxxxxx」に改善しています。

送信日時は、日本時間ではなく世界標準のUTCに統一しています。

ダウンロード完了までの時間

一括ダウンロードをセットした後、ダウンロード完了までに一定のお時間を要します。

そのため、一括ダウンロードが完了後、ご登録のEメールアドレスに通知が届くまでお待ちください。
もしくは、しばらくお時間を置いてから、フォームOKをリロードしてください。
データサイズや通信状況、処理速度によって要する時間は異なりますが、おおむね数分〜数時間とお考えください。

管理画面＞メッセージ　

メッセージ画面の右上に、「添付ファイル一括（完了した日時も表記）」のZipファイルが見えていれば、アイコンをクリックし、さらにローカルにダウンロードしてください。

パソコン設定により、添付ファイルのデータがダウンロードフォルダその他に自動的に入ります。
データを見失ってしまった場合には、パソコンの全体検索機能を用いて、「添付ファイル一括」等でサーチしてみてください。

エクセルダウンロード時のデータ値のずれ

たとえば、ラジオボタンの回答として複数の選択肢があり、一つも選択されない場合、エクセルダウンロードの際にデータにずれが生じます。

対応策としては、下記をご提案いたします。

１）必須項目にする
２）「該当なし」等のデフォルト項目を準備する

なお、この現象は、ダウンロード以前に、htmlの世界標準ルール（IETF)によるものです。

「該当なし」等のデフォルト項目を準備する方法

ラジオボタン設定＞初期値

選択肢を一つ増やし、「該当なし」等の項目を追加してください。
次に、初期値に「選択なし」等、追加した項目をそのまま記載し、保存してください。

必須項目とせずに、ダウンロード時の項目のずれを防ぐことができます。

グーグルフォームとフォームOKとの違い

1. ダウンロード操作

Googleフォームは、CSVダウンロードまたはスプレッドシート経由となります。
フォームOKは、エクセルアイコンをクリックすると、フォーム回答はエクセルファイルでダウンロードされます。

2. ファイル添付への対応

Googleフォームの場合、基本的にテキストデータのみでの受信になります。
（ファイル添付を受け付けるには、回答者がグーグルにアカウントを持ちログインしていれば可能になります。データがアップロードされれば、一括でのダウンロードができます。その際には、ファイル名の指定など、データが錯綜しないようなひと工夫が必要です。）
FormOKでは、添付ファイルを一括でZIP形式ダウンロード可能、ケースIDごとに整理された形でダウンロードされます。回答者にファイル名を指定する等の面倒はありません。

3.リアルタイム性

Googleフォームでは、リアルタイムで自動集計がなされたり、常にリロードがなされるので、最新の状態で回答状況を確認できます。
FormOKでは、個々の回答状況は管理画面でリアルタイムに確認できますが、一覧性のある集計データを取得するには手動ダウンロードが基本となります。

まとめ

Googleフォームは基本的なデータ集計に優れており、リアルタイム集計やスプレッドシート連携が強みです。一方、FormOKは添付ファイルを含む複雑なデータ管理により適しており、ケースIDベースの整理された一括ダウンロードが特徴的です。用途に応じて選択することをお勧めします。

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