オーディション運営をフォームで完結

オンラインでの受付・応募データの整理

１件の受付でも１０００件、１００００件の受付であっても、準備するシステムは同じです。

フォームを作成し公開、受付期間中は、フォームOKシステムが、同時に数百、数千、数万の同時アクセスを処理します。

まずは安全性の確保

個人情報を含む応募データは、高いセキュリティ管理のもと保管されなければなりません。サーバのデータ保管の堅牢性はもちろんのこと、情報管理者が明確になる仕組みも構築されていることが重要になります。

FormOKシステムでは、個人のログインデータがセキュリティ履歴として自動保管、閲覧できる状態になりますので、万が一ログインが不正に使用された場合にも気が付きやすくなる仕組みを整えています。日時、IPアドレス、ログインシステムが一覧になります。

しかしながら、管理者の情報セキュリティへの高い意識と、日々のメンテナンスが安全性確保の基本です。

必要項目の必須化や応募完了の通知

オンラインフォーム上では、必須項目指定が設定できるので、記載し忘れを防ぐことができます。また、数字やEメールの記載指定等も可能です。
情報が一つ足りないので失格、という場面を防ぐことができます。

また、FormOK独自の認証方法として、Eメール認証も設定できます。そのEメールアドレスがアクティブで、Eメールが確実に届くことを検証する仕組みです。
そのため、応募データの控えを応募者に確実に送ることができます。次なる審査の際に、Eメールが届かないことがなくなるため、お互いに効率的なコミュニケーション手段が確保できます。

WEBフォームでは管理者が応募者本人が入力したデータをクラウド上で一括処理、必要に応じてダウンロードすればいいので、労力もミスも最小限にすることができます。

また、FormOKでは写真、動画、音楽といった大容量のデータファイルを添付できるので、一次審査から実技を見ることもできるようになります。
紙媒体やCD-ROMの処理が必要なくなるのは言うまでもありませんが、データ処理にかかる人件費の大幅削減を実現できます。

追加での聞き取りやデータアップロード、結果の通知

一旦応募データを受け付けた後は、フォームOKシステム上で、SMSのようなやり取りが可能です。

追加で質問や確認が必要になったとき、安全に直接メッセージを送ることができます。追加アップロードも受付できます。

もちろん、結果の通知もできます。

ダイレクトなコミュニケーション

FormOKのメッセージ機能を利用し、応募者とのダイレクトなコミュニケーションが可能です。

その際、BCCとCCを間違う等、Eメールアドレスの入力間違いによる、人為的な誤送信は起こりません。

双方向のやり取りが可能。

気になる応募者には、追加データを提出してもらうといったことにも即時対応できるので、応募者、主催者両方が納得のいく審査を機能面から後押しします。

応募者全員への一斉メール送信

応募フォームを通じた応募者のEメールアドレスに向けて、一斉にメールを送ることができます。

その際、応募者がセルフケアで配信停止を選択できるので、不要になったEメールを送ることによる「スパム指定」も回避する仕組みができています。

また、個別の配信停止に対応する必要もなくなります。

受付は24時間オープン

WEBフォームは、365日24時間稼働しているので、応募者はネット環境さえあれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスから、いつでもどこからでも応募することができます。

オンライン上でつながっているので、双方向のやり取りが可能。
気になる応募者には、追加データを提出してもらうといったことにも即時対応できるので、応募者、主催者両方が納得のいく審査を後押しします。

応募日時も明確に指定することで、公平性が高まります。