管理画面は管理権限者のみがログイン可

eメール通知とログインは別概念

2024-03-16

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フォーム回答を受信したときの通知先メールアドレスは、複数登録ができます。しかしながら、管理者以外の方のメールアドレスに届いた通知の場合、画面をクリックしようとしてもエラーメッセージが出ます。管理者以外の方は、管理画面にログインができないためです。

通知とログインは別概念

Q. 通知先メールアドレスに複数登録していますが、管理者以外の方のメールアドレスに届いた通知だと開くときにエラーメッセージが出るようです。

A. 仮に通知先メールアドレスにご登録いただいても、そのメールアドレスの管理者がチームメンバーとしてログイン設定されていない限り、通知内容をご覧いただくことはできません。

通知先メールと、ログインして作業ができるチームメンバーとは、別の概念になります。

初回の通知メール上には、エンドユーザ（顧客）様から送られた回答情報は表示されません。
また、通知メールには、添付ファイルが付されることもございません。ログインしてご確認ください。

Q. 受信通知メールに問合せ概要を表示することはできませんか？
FormOKのボタンを押してリンク先に飛ばないと内容を確認できないので不便です。

A. 現在のシステム仕様上、受信通知メールには問い合わせ概要の表示はできません。
特に、初回の回答時には、高度な機密情報や個人情報等がフォームの入力内容の一部になっていることが多く、通知メールを通じてサーバー外部に漏れてしまう恐れがあるためです。

たとえば個人のスマートフォン端末にデータが残ることになりますと、フォームOK管理者様も、大きな情報管理負担を負うことになります。
そのため、ご面倒ではありますが、ログインして内容を確認していただく設計にしております。

なお、フォーム回答者（お客様やエンドユーザ様）とメッセージ機能でやり取りを行う場合、２回目以降は多くの場合、個人情報の情報量が少なくなります。
そのため、２回目以降については、フォーム回答者（お客様やエンドユーザ様）からのメッセージを、Eメール通知上で確認できます。

フォームOKシステム外のメッセージの送受信については、細心の注意を払って管理をお願いいたします。

現実的な課題として、FormOKでは、フォーム添付のファイルの種類を特定していません。
そのため、仮にフォーム受信通知にファイルを添付したとしても、お使いのスマートフォン等では、開けない場合が考えられます。

また、5MB、10MB、30MB...1GBのサイズのファイルの場合、そもそも添付を含むEメールを受信できない場合が多くなります。
Eメールが受信できなければ、そもそもフォーム受信完了通知を受け取れません。
仮に添付できたとしても、開こうとしてフリーズする可能性も十分に考えられます。

いずれにしましても、FormOKのフォームで受信したデータがご利用の端末にダウンロードされた以降は、情報管理はご利用者様に完全に委ねられます。

ログインが必要であるとしても、フォームOKシステムへのログインはとてもスムーズです。
スマートフォンでもPCでも、一度ログインしておけば、ログイン時のデータは端末で自動的に保管されている場合がほとんどです。

そのため、通知メールに直接回答が書き込まれていないとしても、すぐにFormOKシステムにログインし、回答内容を確認していただくことができます。