フォーム受付からメール一斉配信

メール誤送信による個人情報漏洩を防止

2021-09-13

フォームOKでは、フォーム回答から自動的にメールアドレスを抽出。メルマガの配信リストを作成します。その配信リストを宛先として、一斉にメール送信ができます。メール送信に当たって、ToかCCかBCCか、悩む必要はなく、配信リストのメールアドレスは、誤って他の受信者に漏洩することはありません。

送信ミスでメールアドレスが他の受信者に分かる？

多くの方に向けてeメールを一斉送信するときに、メールアドレスをどこに書くべきでしょう。
それは、まさにそのeメールの送信目的にもよりますが、多くの一斉送信メールの場合には、受信者のメールアドレスを、他の受信者と共有することは避けると思います。
「共有」ではなく、「漏洩」として捉えられてしまうのが、一般的でしょう。

TOかCCかBCCか

メール送信のときに、宛先が３種類あることをご存知でしょうか？
To、CC、BCCと３つあります。

送信したことは相手に知られたくないけれども送信の履歴を残したい、直接の相手でないけれどもやり取りは見ていて欲しいなど、細やかなニーズに応じて使い分けることができます。

To: 受信者に送信者のアドレスが見える。Toに掲げられたメールアドレスどうしで、アド
レスが表示される。つまり、誰に送信しているかが分かる。

CC: 受信者に送信者のアドレスが見える。ToとCCに掲げられたメールアドレスどうしで、アド
レスが表示される。つまり、誰に送信しているかが分かる。

BCC: 受信者に送信者のアドレスが見える。BCCに掲げられたメールアドレスどうしでは、他人のアドレスは表示されない。

宛先を間違えば情報漏洩に

メール誤送信による個人情報漏洩に対して、お詫びの文書を見るのは日常のようになっています。

しかし、気を付けていても、人間が間違ってしまうのは仕方のないことです。
まして、メール一本を送るのに、いちいち数人の目で確認するのも、IT化による効率化を逆行するような作業とも言えます。

メール送信専門のご担当の方であればともかく、たとえば会社の総務の方、事務担当のスタッフ、色々な組織であれば、他の偏りも多少ITの知識をお持ちの方が、とりあえずの措置として、メール配信を受け持っていることが少なくありません。

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フォームOKはシステムとして情報漏洩が限りなく防げる

フォームOKのメール一斉送信は、他の受信者にメールアドレスが見えるということは、システム上ありません。

メール一斉送信を行うと、フォームOKのメールサーバから、一つ一つのメールアドレス（受信者）に向けて直接メールが配信されます。

とは言え、超高速のコンピュータの世界ですので、100件の宛先に対しても、わずか数秒で配信が完了します。

情報漏洩が防げるというよりも、意図しない限り、他の方のアドレスが伝わる方法がありません。
また、eメールの配信リストと、メール作成は別に扱うことで、それぞれに集中して作業が可能です。

受信者からの拒絶にも対応

フォーム回答からメールアドレスを抽出、自動で配信リストを作成します。
そのため、受信者はメールの受信を許可してくれるかどうかは分かりません。

必要に応じて、受信者側から受信を拒否でき、その拒否の指令は配信リストを自動的に書き換えます。
また、一度メールアドレス登録は受け付け配信リストに記載されたものの、その後使わなくなったメールアドレスに対しては、送信後にバウンスを検知し、配信リストから一時停止の処理を行います。

ある程度受信者によるセルフケアや自動的な処理が用意されているので、管理側の負担も軽減されます。
少なくとも、エクセルデータの入力忘れやコピーペーストの不備等の人為操作からは、一歩抜け出て、より安全にメールの一斉送信ができるようになります。