新卒採用業務をフォームで完結

　
採用業務の一連の流れを、たった一つのシステムで管理します。
　
オンラインでの応募受付・選考データの整理・追加書類のアップロード・選考結果の通知・内定者とのダイレクトなコミュニケーション・応募者全員への一斉メール送信という一連の流れを、フォームOKシステムがサポートします。
　
人手不足を実感することが多くなった現在、スピード感と透明感のある採用手順が重要性を増しています。特に新卒採用の場合には、ご両親様や採用サポーターへの一定の配慮も欠かせません。
フォームOKでは、御社の規模に応じて、ライトプランであれば最大３名の採用チーム、スタンダードプランの場合には１０名のチームメンバーが同時ログインができます。
　
　
　

人事担当者様が抱える新卒採用の課題

　
新卒採用において、以下のような課題を抱えていませんか？
　

• 応募者情報の管理が煩雑で時間がかかる
  • エントリーシート、履歴書、成績証明書など多種多様な書類の管理
  • 紙の書類とデータの二重管理による作業負担
  • 選考段階ごとの応募者ステータス管理の煩雑さ
    　
• 選考プロセスの進行状況把握が困難
  • 複数の選考ステップにおける進捗管理の難しさ
  • 選考担当者間での情報共有の非効率性
  • 応募者への連絡漏れや遅延のリスク
    　
• 採用データの分析・活用が不十分
  • 過去の採用結果の分析に時間がかかる
  • データに基づく採用戦略の立案が難しい
  • 採用活動のROI測定（※）が不明確
    　
• 採用サイト利用のコスト負担
  • 採用を外注した場合のコスト増
  • １〜数名の近隣在住者採用のノウハウが得られない
  • 採用サイトへの自社情報流出の懸念
    　
    ※採用活動のROI（Return on Investment）測定とは、採用活動に投資したコストに対して得られるリターンを評価する方法です。
    採用コストの効率性評価の他、採用プロセスの改善点も浮かび上がります。また、人材投資の価値を経営者と共に考える素材になります。
    　
    基本的な計算式は、採用ROI = (採用による利益 - 採用コスト) ÷ 採用コスト × 100%　です。
    しかしながら、実際には、採用による価値を金銭的に測定することが難しいため単純には決められません。そのため、たとえば、定着率や業績評価等、御社が独自に設定し、毎年定期的に確認して行くことが望ましいものです。
    　
    　

フォームOKで実現する新卒採用業務の効率化

オンラインでの受付・応募データの整理

　
１件の応募でも１０００件、１００００件の応募であっても、準備するシステムは同じで、とてもシンプルです。
フォームを作成し公開、受付期間中は、フォームOKシステムが、同時に数百、数千、数万の同時アクセスを処理します。
　

• デジタル書類の自動収集
  • エントリーシートから各種証明書まで、すべての書類をオンラインで受け取り
  • 応募者情報の自動データベース化
  • 書類原本の紛失リスクゼロ
    　
• WEBフォームによる効率化
  • 管理者が応募者本人が入力したデータをクラウド上で一括管理
  • 必要に応じてデータをダウンロード可能
  • 人的な労力もミスも最小限に抑制：データ収集しやすくデータ消去されにくいシステム
    　

まずは安全性の確保

　
個人情報を含む応募データは、高いセキュリティ管理のもと保管されなければなりません。サーバのデータ保管の堅牢性はもちろんのこと、情報管理者が明確になる仕組みも構築されていることが重要になります。
　
フォームOKシステムでは、個人のログインデータがセキュリティ履歴として自動保管、閲覧できる状態になりますので、万が一ログインが不正に使用された場合にも気が付きやすくなる仕組みを整えています。日時、IPアドレス、ログインシステムが一覧になります。
　

必要項目の必須化や応募完了の通知

　
オンラインフォーム上では、必須項目指定が設定できるので、記載し忘れを防ぐことができます。また、数字やEメールの記載指定等も可能です。情報が一つ足りないので選考対象外、情報確認のための再連絡が必要、という場面を防ぐことができます。
先行きが不安な応募者にとっても、安心感と公平性を抱いてもらえるでしょう。
　
また、フォームOK独自の認証方法として、Eメール認証も設定できます。
登録されたEメールアドレスがアクティブで、Eメールが確実に届くことを検証する仕組みです。そのため、応募データの控えを応募者に確実に送ることができます。次なる選考の際に、Eメールが届かないことがなくなるため、お互いに効率的なコミュニケーション手段が確保できます。
　

• カスタマイズ可能な応募フォーム
  • 貴社の採用基準に合わせたオリジナルフォームの作成
  • 必須項目の設定で必要情報の漏れを防止
  • モバイル対応で応募者の利便性向上
    　
• 大容量ファイル添付機能
  • 写真、動画、プレゼン資料といった大容量のデータファイルを添付可能
  • 紙媒体やCD-ROMの処理が不要に
  • データ処理にかかる人件費の大幅削減を実現
    　
    フォームOKの有料プランは広告非表示です。
    最近問題になっている巧みな広告媒体が、応募者の誤クリックに繋がる可能性はありません。そのため、御社のイメージや品格を損なうこともありません。
    　
    　

追加での聞き取りやデータアップロード、結果の通知

　
一旦応募データを受け付けた後は、フォームOKシステム上で、SMSのようなやり取りが可能です。
追加で質問や確認が必要になったとき、安全に直接メッセージを送ることができます。追加アップロードも受付できます。
　
もちろん、選考結果の通知もシステム上で行えます。
　

• 直感的な選考管理ダッシュボード
  • 選考ステップごとの応募者数を一目で把握
  • ドラッグ＆ドロップで選考ステータスを簡単更新
  • チーム内での評価・コメント共有機能
    　
• 自動化された応募者コミュニケーション
  • 選考ステップ移行時の自動メール通知
  • 面接日程調整の自動化
  • テンプレートを活用した効率的なフィードバック
    　

ダイレクトなコミュニケーション

双方向のやり取りが可能

　
気になる学生には、追加データを提出してもらうといったことにも即時対応できるので、応募者、人事担当者両方が納得のいく選考を機能面から後押しします。オンライン上でつながっているので、双方向のやり取りがスムーズです。
　

応募者全員への一斉メール送信

　
応募フォームを通じた応募者のEメールアドレスに向けて、一斉にメールを送ることができます。
その際、応募者がセルフケアで配信停止を選択できるので、不要になったEメールを送ることによる「スパム指定」も回避する仕組みができています。
また、個別の配信停止に対応する必要もなくなります。
　
　

• 包括的な採用分析レポート
  • 応募者属性の傾向分析
  • 採用チャネル別のコスト効率比較
  • 選考フェーズごとの通過率分析
    　
• 過去データの活用
  • 前年度との応募状況比較
  • 優秀人材の共通特性の抽出
  • 次年度の採用計画立案への活用
    　

受付は24時間オープン

　
WEBフォームは、365日24時間稼働しているので、学生はネット環境さえあれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスから、いつでもどこからでも応募することができます。
　
応募日時も明確に指定することで、公平性が高まります。
　
　

新卒採用の年間サイクルとフォームOKの活用

3月～5月：採用計画策定期

• 前年度採用データの分析と振り返り
• 採用目標の設定と戦略立案
• 【フォームOK活用】 過去の採用分析レポートを活用した戦略立案
  　

6月～8月：広報活動期

• 採用サイトの更新
• 会社説明会の準備と実施
• 【フォームOK活用】 イベント参加登録フォームの設置と管理
  　

9月～12月：エントリー受付期

• 資料請求・エントリー受付開始
• インターンシップの実施
• 【フォームOK活用】 エントリーシート受付と一次スクリーニング
  　

1月～2月：選考活動本格化期

• 説明会・面接の本格実施
• 内々定出し
• 【フォームOK活用】 面接スケジュール調整と選考進捗管理
  　

3月～4月：内定者フォロー期

• 内定者フォローアップ施策の実施
• 入社準備サポート
• 【フォームOK活用】 内定者アンケートと入社手続きの効率化
  　
  　

採用時期に応じた柔軟な契約形態

• 1ヶ月単位での契約が可能
  • 採用繁忙期だけの利用も可能
  • 契約最低期間の縛りなし
  • 必要な時に必要なだけ利用できる柔軟性
    　
• 安心の自動更新システム
  • 原則自動更新のため、契約漏れによるデータ喪失の心配なし
  • いつでも解約可能で、採用スケジュールに合わせた運用が可能
  • 年間契約と比較して大幅なコスト削減も実現
    　

まずは無料で十分な試用、必要な時に有料プランへ

　　
　　
FormOKは無料プラン（フリープラン）でも、基本機能を制限なくお使いいただけます。試用のための無料ストレージは100MB、メッセージは30日間保存可能です。
　　
無料プランでできること：

• 複数のフォーム作成・運用
• 基本的な回答データの収集と管理
• Excel形式でのデータエクスポート
• 採用活動の事務作業に十分な整理機能
  　
  無料のままでも本番環境として十分に活用できます。システムセキュリティ上も有料プランとの違いはなく、採用に関わる両者のデータを安全に保管します。
  　
  実際の採用活動期間には、安定したデータ容量をご利用いただける有料プランがおすすめです。有料プランは月単位の契約が可能なので、イベント前後の必要な期間だけ契約することもできます。
  　
  　

フォーム作成してみる

　
　
有料プランでは、ストレージの増量（最大30GB）、メールマガジンの配信機能（最大20,000通）、フォーム管理のチーム連携（最大10人）などが可能になります。専任スタッフによる優先サポートも付いています。
　
複数管理者のメリット：

• 人事採用担当者が複数人いる場合、それぞれが回答状況を確認できる
• 役割分担（面接担当、管理担当など）ごとに必要な情報にアクセス
• 引継ぎがスムーズに行える管理体制
  　
  1ヶ月単位のスポット利用も歓迎します。クレジットカード支払いでの契約直後に即解約手続きをとれば、1ヶ月間は全機能をフル活用でき、期間満了時に自動解約されます。
  　
  大量の履歴書を扱う採用期間の初期だけ有料プランを利用し、それ以外は無料プランで管理するといった柔軟な使い方も可能です。
  御社の規模に応じた、柔軟なFormOK活用計画を立ててください。
  　
  　　
  　
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100MBまで無料で、すべての機能を試用できます。
まずはアカウント登録して、お手元でお試しください。
　
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