FormOKシステム - 同窓会・サークル運営を効率化する完全オンラインフォーム

コロナ以降、対面イベントが再開されても、連絡や調整の煩わしさは解消されていません。郵送費の高騰、参加者の多様な連絡手段…。そこで、オンラインウェブフォーム「FormOK」をご検討ください。出欠確認から写真収集まで、幹事の負担を大幅に軽減します。
　
　

幹事・事務局の負担を激減させるフォーム

　
同窓会やサークル・部活の集まり、町内会などの運営で、幹事や事務局を担当された方なら誰もが感じる「連絡調整の大変さ」。FormOKなら、これらの負担を劇的に軽減します。
　
幹事さんの負担軽減例：

• 郵送による案内状・返信はがきの準備と管理が不要に
• 複数人で回答状況をリアルタイム確認、分担管理が可能
• 回答データを自動集計、手作業の転記ミスがなくなる
• 参加費振込の確認作業が簡略化
• 会場や料理の手配に必要な正確な人数把握がスムーズに
  　
  GoogleフォームやMicrosoftフォームを使った経験がある方なら、「回答を見るのにログインが必要」「ファイル添付の制限」「回答データの扱いにくさ」など、様々な制約を感じたことがあるでしょう。
  　
  FormOKは企業でも広く利用されている高品質なフォームシステムです。プライベートな集まりでも、個人情報保護の意識が高まる今、幹事さんには安全性を考慮した運営が求められています。ぜひFormOKを活用した円滑な会の運営をご検討ください。
  　
  　
  　
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簡単作成で機能充実のフォーム

　
　
フォーム作成は直感的な操作で簡単です！
　
質問内容に合わせて回答形式（選択式・記述式など）を選び、ドラッグ＆ドロップするだけ。複数回答設定や必須項目の指定、文字数制限なども数クリックで調整できます。
　
幹事さんに嬉しい機能例：

• 出欠だけでなく、参加人数・食事の好み・アレルギー情報も一度に収集
• 「〇〇年卒業」「〇〇支部」など、属性別に参加者を細かく分類（ソート）
• 同窓会費や参加費の事前支払い状況を管理
  　
  フォーム1件あたりの項目数やページ数、作成件数に制限はありません。
  回答送信後の完了メッセージや、受付開始・締切日時、回答上限数も設定可能です。
  　
  FormOKのクレジット表示は、有料プランご契約で非表示にすることもできます。
  　
  フォームの作成方法はこちらhttps://formok.com/new/ja/webform （ステップバイステップで解説しています）
  　
  　

大容量ファイル添付で思い出収集がカンタンに

　
　
独自開発の「ギガファイルアップローダー」で、写真、動画、音声など、あらゆる種類の大容量ファイルが添付可能です（1ファイル最大4GB）。

具体的な活用例：

• 卒業アルバムに載っていない貴重な写真を収集して思い出アルバムを作成
• 当日上映する懐かしい映像や音声の事前収集
• 参加できない方からのビデオメッセージを集める
  　
  今までは手渡しや郵送で行っていた貴重な写真の貸し借りが不要になります。紛失や汚損の心配もなく、デジタルデータとして安全に保管。
  　
  高速アップロード機能で、回答者も受取側もストレスフリー！集まった回答はExcel形式で一括ダウンロード、ファイルも一括ダウンロードできるので、整理の手間も大幅削減。すべての情報を一元管理できます。

ファイル名に法則性を持たせることで、年度ごとに変わるデータ管理も非常に楽に、また効率的になります。
　
ご契約範囲内であれば、ファイルのデータ転送量制限もないため、使い勝手が良いのが魅力です。
　
　
　
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全世代が使いやすいシンプル設計

　
　
フォームに回答する側にとっても操作は簡単です。入力途中での一時保存も可能なので、回答を途中で諦めることなく完了できます。
　
多世代対応の工夫：

• 文字サイズ調整が簡単で、シニア世代も読みやすい画面設計
• スマートフォンに最適化された入力フォーム
• 選択式の項目を多用することで、入力の手間を省略
• 直感的に操作できるシンプルなデザイン
  　
  もちろん、全員の参加者の方がオンライン対応できるわけではありませんが、例えば30％でも物理郵送が減れば幹事さんの負担は大きく軽減されます。また、これまで連絡がつかなかった方々とも繋がる可能性が広がります。
  　
  　

回答集計と連絡の手間を省く便利機能

　
　
回答者からのフォーム入力は24時間いつでも受け付け、自動返信メール（カスタマイズ可能）で即時対応。幹事さんには回答受信通知でお知らせします。
　
幹事業務の効率化例：

• 回答状況をリアルタイムで確認、出欠や未回答者の把握が瞬時に
• 回答データを自動集計し、Excel形式でダウンロード可能
• 回答者とのやり取りはスレッド形式で記録され、経緯が一目瞭然
• 回答者のメールアドレスを自動収集し、一斉連絡がカンタンに
  　
  回答者のメールアドレスは自動的に集約され、配信リストが作成されます。連絡事項の変更や当日案内などの一斉メール配信も簡単です。
  　
  FormOKシステムからのメール送信は到達状況も把握できるため、「連絡が届いていない」というトラブルも防止できます。
  　
  　　
  　
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あらゆる端末に対応

　
　
FormOKはパソコン(Windows、Mac)、スマートフォン(Android、iPhone)、タブレットに完全対応しています。
　
フォームへのアクセス方法は、自動発行されるURLやQRコードを活用できます。これらを会報誌やホームページ、LINE、Twitter、Instagram、Facebookのメッセージ、Eメール、紙のチラシなど様々な媒体で共有し、回答を促せます。
　
思い立った時に、手元のデバイスから即座に回答できるため、回答率の向上も期待できます。
　
フォーム公開後に気づいた修正も、編集して保存すれば即時反映されるので、安心してご利用いただけます。
　
　

24時間365日のセキュリティ

　
　
複数拠点でデータを同期バックアップしているため、メンテナンスによる停止がなく24時間ノンストップで利用可能。万が一の事態でもデータは保護されます。
　
安心のセキュリティ機能：

• 常時SSL/TLS暗号化通信で情報保護
• ログインパスワードの暗号化保存
• ボット投稿防止(CAPTCHA)機能
• スパムブロック機能標準装備
• 年間99.999999999%の堅牢性
  　
  第三者機関の評価を受け、最新の技術で常にセキュリティレベルを維持。会員の大切な思い出や個人情報を安全に管理します。
  　
  「アップロードできない」「フォーム送信できない」といった技術的なトラブル対応に追われる心配もありません。
  　
  　　
  　
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無料でも十分、必要な時だけ有料プランへ

　
　
FormOKは無料プラン（フリープラン）でも、基本機能を制限なくお使いいただけます。試用のための無料ストレージは100MB、メッセージは30日間保存可能です。
　
無料プランでできること：

• 複数のフォーム作成・運用
• 基本的な回答データの収集と管理
• Excel形式でのデータエクスポート
• 小規模な同窓会やサークル活動の運営に十分な機能
  　
  無料のままでも本番環境として十分に活用できます。多くの団体や個人が無料プランで運用されています。
  　
  大規模な同窓会や継続的な活動には、安定したデータ容量が必要な有料プランがおすすめです。月単位の契約が可能なので、イベント前後の必要な期間だけ契約することもできます。
  　
  　

フォーム作成してみる

　
　
有料プランでは、ストレージの増量（最大30GB）、メールマガジンの配信機能（最大20,000通）、フォーム管理のチーム連携（最大10人）などが可能になります。専任スタッフによる優先サポートも付いています。
　
複数管理者のメリット：

• 幹事が複数人いる場合、それぞれが回答状況を確認できる
• 役割分担（会計担当、会場担当など）ごとに必要な情報にアクセス
• 引継ぎがスムーズに行える管理体制
  　
  1ヶ月単位のスポット利用も歓迎します。クレジットカード支払いでの契約後に即解約手続きをとれば、1ヶ月間全機能をフル活用でき、期間満了時に自動解約されます。
  　
  同窓会シーズンや年度替わりの繁忙期だけ有料プランを利用し、それ以外は無料プランで管理するといった柔軟な使い方も可能です。
  　
  　　
  　
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100MBまで無料で、すべての機能を試用できます。
まずはアカウント登録して、お手元でお試しください。
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