自治体の罹災証明書申請をオンライン化

地震、台風、豪雨などの災害発生後、自治体には短期間に多くの被災者から問い合わせや申請が寄せられます。なかでも罹災証明書の申請では、申請者の情報だけでなく、被災した建物の所在地、災害発生日、被害状況、建物との関係、本人確認書類、被害を示す写真など、多くの情報を確認する必要があります。
　
一定割合の申請は窓口対応が必須になるとしても、被害総数を考慮すれば、一定数の業務が軽減することに意味があると考えます。
　
FormOKでは、こうした自治体の実務を想定した「罹災証明書申請フォーム」のサンプルを作成しました。実際の申請画面を操作しながらご確認いただけます。
　
▶ サンプルフォーム
　
※ 本フォームはFormOKの利用例を示すサンプルです。実際の罹災証明書の申請要件、必要書類、本人確認方法、調査方法等は自治体によって異なります。実運用では各自治体の制度・規程・運用に合わせた設定が必要です。
　
　

申請情報から被害写真まで、一つのフォームで受付

　
今回のサンプルフォームでは、次のような情報をまとめて受付できる構成としています。
　

• 申請者氏名・生年月日・連絡先
• 被災した建物・物件の所在地
• 申請者と被災対象との関係、世帯・建物に関する情報
• 災害名・災害発生日、被害の種類・被害状況、浸水深
• 証明書の利用目的、必要部数
• 本人申請・代理人申請の区別、委任状
• 本人確認書類、建物外観（4方向）・室内・被害箇所等の写真
  　
  写真や書類は1ファイル4GBまで添付可能なため、高精細な被害写真や動画も受け付けられます。
  　
  
  
  
  　

災害時だからこそ「入力途中保存」

　
災害発生直後、申請者が必要な資料をすべて手元に持っているとは限りません。避難先からスマートフォンで基本情報だけを先に入力し、後から被害写真や書類を追加したい場合も考えられます。
　　

受付後の確認・連絡・集計を一元管理

　
職員側では、寄せられた申請を管理画面でまとめて扱えます。
　

• 状態を一覧で把握：申請ごとにケースIDが自動付番され、ダッシュボードで受付状況を確認できます。
• 追加確認はメッセージ機能で：不足資料の依頼など、申請者と直接やり取り。履歴もそのまま記録に残ります。
• 優先順位づけで初動を早める：ソート・ステータス機能で取りこぼしを防ぎます。
• 一括エクセル出力：集計や庁内共有のため、回答をエクセルでまとめて出力できます。超高速のCSVダウンロードにも対応しています。
  　
  　　
  
  
  
  　
  　

自治体ごとの運用に合わせてフォームを構成

　
罹災証明書の申請方法や必要書類は、全国一律ではありません。
そのためFormOKでは、全国共通の巨大な「罹災証明システム」をそのまま導入するという考え方だけではなく、自治体ごとの既存業務や制度に合わせて、必要な受付部分からオンライン化するという導入方法も想定しています。
　
たとえば、次のような使い方が可能です。
　

• まず申請情報と被害写真だけをオンラインで収集する
• 既存の基幹システムに入力する前段階の、聞き取りフォームとして利用する
• 災害発生時だけ公開する臨時受付フォームとして準備しておく
  　
  フォームは複製できるため、災害や自治体ごとに素早く展開できます。
  　

自治体向けSaaS・システム提供事業者のフロントエンドとして

　
FormOKは、自治体が直接利用するケースだけを想定しているわけではありません。自治体向けに業務システム、SaaS、BPO、コールセンター、災害対応サービス等を提供する事業者が、住民から情報を安全に収集するための受付部分として組み込む利用方法も考えられます。
　
受付画面を一から開発する場合、スマートフォン対応、ファイルアップロード、入力途中保存、確認画面、データ管理、セキュリティ、運用後の項目変更など、多くの開発項目が発生します。
　
FormOKを利用すれば、自社サービスの画面に自社URLのまま埋め込む形で受付機能を前段に配置し、自治体ごとに異なる申請項目や運用ルールに合わせて調整できます。
　
　
　

運用時の容量とプラン

　
災害受付では、写真・動画によって扱うデータ量が急増します。無料プランは100MBが上限のため、本番運用では容量に余裕のある有料プランをおすすめします（スタンダードプランは30GB）。想定できる受付件数の目安もあわせてご確認ください。
　

個人情報・本人確認資料を扱うことを前提としたセキュリティ

　
行政手続のオンライン化では、利便性と同時に情報管理が重要です。
　
FormOKでは、フォームから送信された回答内容を通知メール本文にそのまま表示するのではなく、管理画面へのログインを経て確認する仕組みを採用しています。メールシステムや管理者個人の端末等へ、不用意に個人情報が拡散することを抑えるためです。
　
このほか、クレジットカード情報を一切保持しない決済設計、クラウドサービスレベルのチェックリストに基づくセキュリティチェックシートの提供、GDPR・CCPAへの対応を行っています。自治体や自治体向けサービス事業者による導入検討時には、必要に応じてこれらの情報をご確認いただけます。
　

AIを利用するクラウドサービスとしての透明性

　
FormOKでは、通常のWebフォーム機能に加え、生成AIを利用して問い合わせ対応を支援するFormOK AIヘルプデスクも提供しています。AI機能は、生成AIだけで自動的に行政判断等を行うものではなく、担当者による判断を前提とした支援機能として位置づけています。
　
また、AIへ個人情報・機密情報を入力しないよう、利用上の注意事項をご案内しています。
FormOK AI ヘルプデスク利用方法---生成AIでカスタマイズ回答
　
自治体の調達では、総務省が2022年2月に公表した「AIを用いたクラウドサービスの安心・安全・信頼性に係る情報開示指針（ASP・SaaS編）」が参照されます。同指針は、AIの品質・性能だけでなく、AIポリシー、プライバシー、責任分担、学習、セキュリティ等について、利用者が確認できるようにすることを重視しています。さらに2026年6月には、日本クラウド産業協会（ASPIC）が総務省の情報開示指針を基礎として、生成AI特有のリスクまで対象とした「生成AI利用クラウドサービス（ASP・SaaS）の安全・信頼性に係る情報開示指針 第1.0版」を公表しました。同指針では、AIリスクアセスメント、AIポリシー、利用者データの利用方針、追加学習データ、基盤モデル、責任分担、ハルシネーション対策、プロンプトインジェクション対策、知的財産権保護などについて、より詳細な情報開示が求められています。
　
　
FormOKでは、こうした情報開示の考え方を踏まえ、AI機能を含むクラウドサービスについて、透明性と情報開示の充実を進めています。
　

大きなシステムを導入する前に、小さく試す

　
自治体DXでは、すべての業務を最初から大規模なシステムに置き換えることだけが選択肢ではありません。まず一つの申請業務をオンライン化し、実際の利用状況を確認する。災害対応のように平常時と繁忙時の差が大きい業務では、必要な受付フォームをあらかじめ準備しておく。既存の自治体システムやSaaSを変更せず、その前段の情報収集だけをデジタル化する——。
　
FormOKは、こうした小さく始める自治体DXにも活用できます。今回公開した罹災証明書申請フォームは、その一例です。実際のフォームを操作しながら、自治体業務や自治体向けサービスへの活用方法をご検討ください。
　
▶ サンプルフォーム
　
※ 本サンプルは、実際の自治体が提供する罹災証明書申請サービスではありません。実際に利用する場合には、各自治体の条例、規則、本人確認方法、内部事務、セキュリティポリシー等に合わせた確認・設定が必要です。

※ フォームをサイトに埋め込んだ場合、Webブラウザの制約により正常に動作しない事例が報告されています。フォームのオリジナルQRコードやURLを合わせてご活用ください。

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